A raíz de las últimas ayudas del Kit Digital (¿no te has enterado? ¡Nosotros te contamos todo!), ha estado haciendo eco eso de oficina virtual. Con el término, ya podemos dilucidar de qué se trata, pero ¿es realmente tan sencillo?
El desarrollarnos hacia un mundo cada vez más digitalizado cuenta con muchas ventajas, y a la vez, con ciertas limitaciones a las que nos podemos adecuar más o menos en función de nuestras necesidades. Por eso, es importante escoger las características de la oficina virtual sabiendo cómo suplirlas. ¡Vamos allá!
Introduciendo la oficina virtual
En primer lugar, es importante definir qué se entiende popularmente como oficina virtual. Una oficina virtual es un espacio virtual donde se realizan actividades similares a las de una oficina convencional. Por ejemplo, es una fantástica opción cuando se necesita una dirección comercial y un teléfono local, pero no se busca un espacio físico, ni propio, ni donde haya que acudir.
Es una manera de tener contacto con los clientes de forma permanente y desde cualquier lugar, logrando una mayor eficiencia y, en consecuencia, satisfacción de nuestros usuarios.
¿De dónde viene?
La idea de la oficina virtual se concibe en 1994 por Ralph Gregory, fundador de Intelligent Office. Él funda la Virtual Office Inc, dando el pistoletazo de salida a todo esto.
La aparición de los software de comunicación y sin duda, la pandemia que nos ha asolado recientemente, han otorgado visibilidad a la idea que lleva existiendo más de dos décadas, y han favorecido que las empresas apuesten por ella.
¿En qué nos puede ayudar?
En este punto, podemos dividir la respuesta desde dos puntos de vista: uno será las funciones que nos aporta la oficina virtual, y el otro, qué clases de usuarios deberían considerarla como opción. Así, obtenemos dos tipos de resultados que nos permitirán conformar las características básicas de esta herramienta y hacernos una idea más general de sus capacidades y limitaciones.
En realidad, una oficina virtual nos permite hacer las mismas cosas que una oficina tradicional, pero mediante un soporte digital… y añadiéndole algunos detalles interesantes.
¿Para qué sirve?
Entre las funciones que podemos adjudicarle a la oficina virtual, podemos destacar:
- Ubicar un negocio en una dirección privilegiada, lo que nos aporta prestigio.
- Mejora de la imagen de la empresa, transmitiendo credibilidad y confianza.
- Amplio catálogo de servicios de apoyo.
- Minimizar costes de la empresa.
- Ofrecer un servicio de soporte al cliente íntegro y consistente.
- Posibilidad de atención al cliente desde cualquier lugar.
- Otorga presencia digital.
- Recepción y almacenamiento de correo y paquetes.
- Atención y filtrado de llamadas telefónicas y toma de mensajes.
La oficina virtual es para ti si…
- Eres autónomo o freelance, trabajas desde casa y necesitas una dirección de empresa.
- Formas parte de una empresa de nueva creación, que requiere un domicilio social, fiscal y profesional.
- Quieres crear una delegación de una multinacional o gran empresa en expansión.
- Tienes un negocio online, y necesitas un domicilio social.
- Tu empresa sigue un modelo de teletrabajo, pero quiere mantener su sede en otro lugar.
Lo bueno y lo malo de una oficina virtual
Como en cualquier otra herramienta, podemos encontrarnos con luces y sombras a la hora de trabajar con oficinas virtuales. ¿Quieres conocerlas?
Ventajas
- Coste menor de instalación.
- Reducción de costes de recursos humanos (personal de recepción, limpieza…).
- Reducción de costes de equipos asociados a esos recursos humanos.
- Operatividad al momento sin inversión.
- Ubicación privilegiada.
- Flexibilidad horaria.
- Aumento de la productividad.
- Utilización de algoritmos para el soporte constante al usuario.
- Simplificar administración interna.
- Impulsa actividades como el networking.
- Permite disponer de salas de reuniones y alquilarlas según el tiempo que estimemos oportuno.
- Disminuyen el estrés al evitar traslados innecesarios.
- Mayor privacidad.
- Aumento de la capacidad de expansión.
- Externalización de tareas.
Desventajas
- Depende completamente de una buena conexión a internet y de buena cobertura.
- A veces, la comunicación puede ser complicada, especialmente con tus colaboradores.
- Pueden aparecer faltas de coordinación en el equipo.
- No todos los negocios se pueden digitalizar, ni todas las personas son capaces de trabajar virtualmente.
- La externalización de tareas puede repercutir en una baja personalización de estas.
- Dificultades para controlar y coordinar las tareas y procesos.
Sin embargo, estas desventajas son fáciles de solventar con un equipo profesional formado, buena atención informática (aquí podemos ayudarte… ¡ponte en contacto con nosotros sin compromiso!), y un esfuerzo por mantener la conexión del equipo con unas buenas prácticas de comunicación.
Y tú, ¿te apuntas a la oficina virtual? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!
